5 spôsobov, ako zabezpečiť, aby to tak nebolo

Ak vaša spoločnosť ešte nepoužíva sledovaciu technológiu na sledovanie vašej práce, podľa údajov pravdepodobne čoskoro bude. Monitorovanie však môže narušiť dôveru a poškodiť už aj tak krehkú firemnú kultúru – a možno ani nemeria správne veci.

Bez ohľadu na výzvy sa mnohé organizácie obracia na technológiu sledovania na meranie produktivity, najmä ak viac zamestnancov pracuje z domu. A tento trend je čoraz bežnejší u všetkých druhov pracovníkov, dokonca aj u tých, ktorým sa sledovanie môže zdať ako naťahovačka. Kapláni, ktorí sú držaní v bodovom systéme podľa toho, koľkokrát sa prihlásia k pacientom, alebo zdravotníci, ktorých umývanie rúk je sledované, sú len začiatok. Zdá sa, že rozšírenie sledovacej technológie, zníženie osobnej práce a tlak na výsledky spoločnosti vytvorili dokonalú búrku na to, aby sa sledovanie stalo novou normou.

Dôsledky týchto schopností a systémov – zamýšľané aj neúmyselné – sú významné a rast technológie snímania bude mať ďalekosiahle dôsledky pre naše sociálne normy a systémy. Zhromažďovanie údajov nie je vo svojej podstate negatívne, ide o to, aké transparentné sú spoločnosti pri zhromažďovaní informácií a aké rozhodnutia robia v súvislosti s používaním údajov.

Široké využitie sledovania

Bežné sú rôzne druhy sledovania, od sledovania e-mailov, telefónnych hovorov alebo stlačení klávesov až po počítanie počtu odznakov do kancelárie. Rozpoznávanie tváre a audio a video nahrávky sa stávajú samozrejmosťou. A zamestnávatelia argumentujú, že sledovacie systémy potrebujú na monitorovanie produktivity, ale aj na zabezpečenie dodržiavania zásad alebo ochrany citlivých údajov. Údaje tiež používajú na prijímanie obchodných rozhodnutí alebo zlepšovanie procesov.

Podľa štúdie Najlepšie 10VPNGlobálny dopyt po softvéri na monitorovanie zamestnancov vzrástol v januári 78 o 2022 %, čo je najväčší nárast za posledné roky a dopyt sa v posledných rokoch neustále zvyšuje. Výskum spoločnosti Gartner zistil, že v nasledujúcich troch rokoch70 % veľkých firiem bude používať sledovací softvér. Ďalší správa odhadnutá Dnes ho používa 8 z 10 najväčších súkromných spoločností.

Pracovníci sa však podľa štúdie bránia Ranná konzultácia podľa ktorých by asi polovica technických pracovníkov dala výpoveď alebo by sa vyhla prijatiu novej práce, ak by vedeli, že dochádza k sledovaniu. Dodatočný výskum od Gartner zistilo, že 10 % zamestnancov sa pokúša oklamať sledovacie systémy, aby skontrolovali svoje údaje alebo ich podkopali.

Problém s dohľadom

Existuje veľa problémov so sledovaním, ale môže to byť aj skutočnosť života v budúcnosti – a na niečo si ľudia budú musieť zvyknúť. Vo svete, kde sú vaše údaje všade, zariadenia počúvajú vaše slová, kamery monitorujú vašu tvár a systémy GPS vedia, kde sa nachádzate, môže byť všadeprítomné organizačné sledovanie nevyhnutné.

Ale ako veľa vecí, nejde o čo, ale ako. Ak sa spoločnosti chystajú použiť dohľad alebo monitorovanie zamestnancov, existujú spôsoby, ako to menej poškodzovať kultúru a zachovať dôveru v tento proces.

#1 – Buďte otvorení

Dôverujte vo všetky druhy vzťahov— s ľuďmi alebo s organizáciami — je postavená na otvorenosti ako základnom východiskovom bode. V dôsledku toho, ak sa organizácia chystá používať sledovací softvér, je rozumné informovať ľudí o sledovaní. Hoci zamestnanci nemusia chcieť byť sledovaní, keď sa to deje bez vedomia zamestnancov, môže to naštrbiť dôveru (ešte viac).

Spoločnosti môžu vyvážiť potrebu bezpečnosti a súkromia tým, že budú ľudí vzdelávať o tom, prečo zhromažďujú informácie, a budú čo najtransparentnejší. Dôvera a pozitívna kultúra sú tiež posilnené poskytnutím väčšieho výberu a kontroly – čo dáva zamestnancom príležitosť odhlásiť sa zo zhromažďovania údajov, keď je to možné. Dajte ľuďom vedieť, čo sa sleduje, a informujte ich o tom, kedy sú sledovaní a za akých podmienok.

Ak sa sledovanie vykonáva za účelom podpory zamestnancov alebo zlepšovania procesov, byť otvorený voči tomu by nemal byť problém. Ale ak sa sledovanie vyskytuje ako gotcha stratégia – ktorej cieľom je pristihnúť ľudí, ktorí sa zle správajú, alebo ich potrestať – vzťahy so zamestnancami a kultúrou budú platiť vysoké ceny.

#2 – Buď skutočný

Spoločnosti sú tiež rozumné uznať obmedzenia sledovacích systémov. Môžu byť schopní počítať stlačenia klávesov, ale nemonitorovať rozsah, v akom je zamestnanec skvelým tímovým hráčom, alebo spôsoby, akými pracovník prispieva k dôveryhodnosti spoločnosti poskytovaním vynikajúcich služieb zákazníkom. Produktivita je malý obraz, zatiaľ čo výkon (ktorý zahŕňa všetky druhy menej kvantifikovateľných zručností) je väčší obraz.

A sledovacie systémy sú len také účinné ako predpoklady, ktoré riadia algoritmy. Ak systém monitoruje rýchlosť zamestnanca pri čítaní e-mailov, nemusí to brať do úvahy potrebu robiť si poznámky alebo odrážať obsah e-mailu. Ak systém meria efektívnosť stretnutí počítaním počtu hierarchických vrstiev (vodcov a ich vedúcich) v relácii, nemusí to zodpovedať kultúre, v ktorej sú vodcovia participatívnymi alebo primerane zainteresovanými. Je ťažké odolať hovoru na Platóna, klasického filozofa, ktorý povedal, že ak ľudia nerozumejú svojim nástrojom, sú predurčení stať sa nástrojmi ich nástrojov – iste starodávna múdrosť.

Sledovacie systémy tiež zaostávajú v účtovaní práce zamestnancov, keď nie sú pri počítači. Hodiny, ktoré pracovník strávi premýšľaním o probléme offline, čo vedie k prelomu. Alebo čas, ktorý zamestnanec venuje obchodnému čítaniu alebo vytváraniu sietí, ktoré sú dôležité pre efektivitu, ale neodrážajú sa v rýchlosti vstupu z notebooku.

#3 – Buďte jasní

Je tiež užitočné mať jasno v tom, prečo sa technológia sledovania používa, a oznámiť očakávania týkajúce sa výkonu, ktoré s tým súvisia. Používa sa napríklad sledovanie na monitorovanie produktivity alebo na ochranu informácií o spoločnosti? Okrem toho, ako sa bude používať pri hodnotení výkonnosti a rozhodovaní o platoch a povýšení?

Je tiež dôležité objasniť prvky výkonnosti, ktoré presahujú rámec sledovania. Ako sa okrem stlačenia klávesov meria aj správanie pri spolupráci? A ako sa nové nápady alebo skvelé inovácie pripisujú výkonu zamestnanca? Dať ľuďom vedieť nielen to, čo sa počíta, ale aj to, na čom záleží, je dôležité, aby sme ich motivovali k tomu, aké druhy práce budú mať najväčší zmysel, a prispejú k ich kariérnemu postupu.

#4 – Sústreďte sa

Spoločnosti sú najefektívnejšie, keď sú ľudia zaangažovaní, inšpirovaní a splnomocnení – preto je dôležité zabezpečiť, aby sledovacia technológia prinášala výhody nielen organizáciám, ale aj zamestnancom. Súčasťou ľudského stavu je reciprocita – keď ľudia niečo dostanú, sú motivovaní dať niečo na oplátku. Zvážte sledovanie kondície, pri ktorom ľudia voľne poskytujú svoje najosobnejšie údaje spoločnostiam, pretože na oplátku dostanú niečo zmysluplné – údaje o svojom zdraví, ktoré považujú za užitočné.

Pri používaní dohľadu nad zamestnancami sa zamerajte na to, ako môžu zamestnanci odvodiť hodnotu. Ako môže sledovanie kalendára pomôcť zamestnancom vziať si viac voľna? Akými spôsobmi môže sledovanie e-mailov viesť k odmenám alebo bonusom? A ako môžu údaje po odznaku pomôcť ľuďom nájsť priateľov v kancelárii alebo naplánovať komunitnú udalosť v deň, keď je v kancelárii najviac ľudí?

#5 – Buď človekom

Keď organizácie používajú sledovanie, je tiež dôležité vytvoriť lídrov, ktorí dokážu použiť údaje konštruktívnym spôsobom. Ak sa údaje používajú na mikromanažovanie alebo vyhrážanie, určite to vytvorí atmosféru, v ktorej sú ľudia nedôverčiví a v ktorej im chýba motivácia alebo angažovanosť. Alternatívou je poskytnúť ľuďom čo najväčšiu kontrolu nad ich prácou a údajmi a poskytnúť im otvorený prístup k údajom.

Okrem toho by údaje mali byť súčasťou prebiehajúcich rozhovorov nielen o tom, čo sa počíta, ale aj o celkovom výkone zamestnanca vrátane toho, ako ich práca prispieva k celkovému obrazu, kde sú a kde by sa chceli rozvíjať.

V najhoršom prípade môže dohľad dehumanizovať a vzdialiť ľudí – keďže správy a tabuľky majú prednosť pred vzťahmi. Ale pre angažovanosť je najlepší opak – ľudia, ktorí sa cítia vo svojej práci oceňovaní, rešpektovaní a podporovaní.

Celkom

Ak sa spoločnosti chystajú sledovať zamestnancov, celková kultúra a vzťahy tento proces urobia alebo prerušia. Pre organizácie sú ideálne konštruktívne, produktívne kultúry, kde ľudia chcú pracovať, vynaložiť úsilie na uváženie a prispieť svojimi najlepšími schopnosťami.

Najlepšie kultúry sú transparentné – zdieľanie otvorene, takže zamestnanci môžu robiť čo najinformovanejšie rozhodnutia. Podnecujú inovácie podporovaním primeraného riskovania a povzbudzujú zamestnancov, aby zdieľali a skúmali. Spôsoby, akými spoločnosti zhromažďujú, sledujú a monitorujú informácie, posielajú zamestnancom dôležité správy o hodnote a dôvere.

Keď si organizácie vážia zamestnancov, vytvárajú kultúru otvorenosti a rešpektu a vedú vedúcich k zodpovednosti za efektívne riadenie, ide o dlhú cestu k tomu, aby ľudia akceptovali dohľad ako systém na podporu práce, a nie ako nástroj na manipuláciu, kontrolu alebo odstraňovanie kvality života. V konečnom dôsledku musia spoločnosti robiť to, čo je správne – nielen to, čo je možné – pomocou svojich hodnôt ako vodítka.