Môže menej stretnutí zvrátiť tiché ukončenie? Výskum hovorí „áno“

Dopyt po „nulových stretnutiach“ sa stal podľa a Nová štúdia od softvérovej firmy Otter.ai a Univerzity v Severnej Karolíne v Charlotte. Účastníci uviedli, že majú vo svojich kalendároch príliš veľa stretnutí, čo v nich vyvoláva pocit „otrávených“ a „frustrovaných“.

V iných správach...voda je mokrý.

Interné stretnutia boli pichľavou oblasťou už viac ako desať rokov, ale vplyv zamestnancov počas masovej rezignácie by mal motivovať lídrov, aby prehodnotili tento aspekt svojej organizácie. Ako odborník na pracovisko s niekoľkými knihami a a TED hovoriť Pokiaľ ide o zjednodušenie, „nulové stretnutia“ boli mojím výkrikom už roky.

REKLAMA

Prostredníctvom procesu skúmania Prečo Simple WinsZistil som, že zložitosť pracoviska pochádza z dvoch zdrojov: zo samotnej organizácie a jednotlivých zamestnancov. Organizačná zložitosť súvisí s odvetvovými predpismi, ako aj s počtom ľudí, krokov, rozhodnutí a údajových bodov, ktoré sú potrebné na to, aby vo vašej spoločnosti urobili niečo zmysluplné. Napríklad počet schválení vo vašom náborovom procese alebo požiadavky na dodržiavanie predpisov pre správu údajov o spotrebiteľoch v Spojenom kráľovstve alebo Južnej Kórei.

Individuálna zložitosť sa na druhej strane týka byrokracie vytvorenej jednou osobou alebo jednou organizáciou. Inštanciou v reálnom svete je viceprezident, ktorý má päťhodinové týždenné stretnutie alebo obchodná jednotka so špeciálnym talentom pre PowerPoint obsahujúce viac ako 200 snímok.

Vo vašej vlastnej spoločnosti sú stretnutia ovplyvnené organizačnou kultúrou, ako aj jednotlivcami, ktorí ich vedú a zúčastňujú sa ich. Ak chcete odstrániť zložitosť stretnutí, ktoré vediete alebo sa ich zúčastňujete, odpovedzte na nasledujúcich šesť výrokov buď „Stále“, „Niekedy“, „Zriedkavo“ alebo „Nikdy“.

REKLAMA

1. Každý týždeň trávim 20 % alebo menej času neproduktívnymi stretnutiami/hovormi.

2. Pracujem/podporujem svoj tím, aby pracoval s ohľadom na zjednodušenie.

3. Stretnutia, ktoré vediem, začínajú a končia načas.

4. Stretnutia v mojej organizácii majú jasný účel a program.

5. Na stretnutia, ktorých sa zúčastňujem, sú pozývaní len nevyhnutní ľudia.

6. Cítim sa dobre, keď odmietam pozvánky na stretnutia alebo delegujem účasť na niekoho iného.

REKLAMA

Vypočítajte svoj celkový počet pomocou nasledujúceho prehľadu pre každú odpoveď:

· Konzistentne = 0

· Niekedy = 1 bod

· Zriedkavo = 2 body

· Nikdy = 3 body

Ak ste sa sčítali 1 až 4 body, hľadajte príležitosti na zjednodušenie stretnutí vo vašej organizácii. Práve teraz je tento aspekt vášho každodenného života funkčný, ale aspoň jedna odpoveď „nikdy“ alebo „zriedkavo“ vytvára zložitosť. Preskúmajte túto oblasť a spravte kurz hneď, aby ste sa vyhli kontaminácii v iných aspektoch podnikania.

REKLAMA

Ak je váš súčet 5 až 9 body, stretnutia vo vašej organizácii vykazujú príznaky zložitosti a ak ich nezačiarknete, pravdepodobne sa rozšíria aj do iných aspektov operácií. Zvážte okamžité vykonanie auditu stretnutia, aby ste určili, ktoré stretnutia sú cenné – a ktoré by ste mali hodiť do ohnivého jazera.

Ak ste skórovali 10 až 14 body, stretnutia sú hlavným zdrojom zložitosti. Je pravdepodobné, že problém presahuje rámec vašej organizácie a vzťahuje sa na celú spoločnosť. Vzhľadom na zložitosť, ktorá ovplyvňuje všetko od stavových stretnutí a brainstormingových stretnutí až po plánovanie a rozhodovanie, vaša spoločnosť pravdepodobne uviazla na prvom stupni na viacerých frontoch.

Nakoniec, ak ste vypočítali súčet 15 alebo viac, stretnutia dosiahli nebezpečnú úroveň zložitosti. Aj keď sa zdroje spoločnosti plytvajú alarmujúcim tempom, zamestnanci akceptovali status quo. Ľudia sú rezignovaní na mentalitu tichého odvykania alebo sa aktívne snažia sabotovať agentov zmeny. Tak či onak, stav vašich stretnutí si vyžaduje okamžitú pozornosť.

REKLAMA

Teraz zdieľajte šesť vyhlásení a diagnóz so svojimi tímami a požiadajte ich, aby vygenerovali pravdepodobné dôvody, prečo zložitosť uniesla stretnutia – a ponúkli nápady na zjednodušenie. Naplánujte si stretnutie, na ktorom budete diskutovať o dôvodoch a riešeniach, ktoré by mali byť zachytené na tabuli.

Po diskusii o uskutočniteľnosti riešení hlasujte o tom, ktoré tri sa majú okamžite implementovať – a urobte to. Príklady riešení môžu zahŕňať „obmedziť stretnutia na osem alebo menej účastníkov“ alebo „každá pozvánka na stretnutie musí obsahovať program“ a „zaviazať sa na piatky bez stretnutí“. Ak chcete zabrániť návratu k bežnému chodu, zvážte vytvorenie mantry stretnutia s týmito očakávaniami a zdieľajte ju v celej spoločnosti.

Ak potrebujete overiť tento nový prístup k väčšiemu podniku, zahrňte pripomienku, že stretnutia sú drahé. Obmedzenie alebo odstránenie zbytočných stretnutí nielenže zlepší morálku zamestnancov a zvýši ich udržanie, ale aj pomáha organizáciám drasticky znižovať náklady. V prípade spoločností so 100 zamestnancami sú úspory približne 2.5 milióna USD ročne a v prípade spoločností s 5000 100 zamestnancami sa toto číslo zvyšuje na viac ako XNUMX miliónov USD.

REKLAMA

Skúmanie toho, ako prebiehajú stretnutia vo vašej organizácii – a eliminovanie tých, ktoré prežili svoju užitočnosť – vám môže pomôcť udržať si zamestnancov a nasmerovať firmu k vyššej produktivite. Povzbudzujte svoj tím, aby odmietol akékoľvek stretnutie bez jasného účelu, rozhodnutia alebo programu a odmeňte zamestnancov, ktorí v tejto oblasti neustále preukazujú odvahu. Pokračujte v spochybňovaní nových stretnutí a zefektívňovaní súčasných stretnutí a budete svedkami posunu od tichého ukončovania k inteligentnejšiemu a jednoduchšiemu spôsobu práce.