Chaos In The House: Riadenie zložitosti pracoviska

V predchádzajúci článok, hovoril som o tom, ako zložitosť na pracovisku a preťaženie prácou pôsobia ako vlna odporu, ktorá tlačí proti všetkému úsiliu zo strany lídrov posunúť organizáciu vpred. A vysvetlil, ako sa to časom môže pretaviť do cunami, ktoré zaplaví a utopí pracovnú silu.

Keď k tomu dôjde, výkon sa zhorší, pretože lídri budú viac frustrovaní a dezorientovaní. Znepokojivejšie je, ako sa morálka pracovnej sily zhoršuje a pracovníci začínajú premýšľať o svojich možnostiach, napríklad o skoku z lode. Napraviť túto situáciu je prinajlepšom ťažké a v mnohých prípadoch je to úplne nemožné bez nového vedenia.

Veľa vedeckých prác sa vykonalo na pracovisku a jeho vplyve na pracovnú silu. Tu je niekoľko bodov, ktoré nájdete znova a znova:

• Zložitosť pracoviska a pracovné preťaženie sú na vzostupe a majú priamy vplyv na výkonnosť organizácie.
• Chaotické pracovisko časom nielen zhorší výkonnosť organizácie, ale zneváži aj kultúru organizácie.

Zosnulý Peter Drucker, vyhlásený za manažérskeho guru storočia New York Times, nám opakovane pripomenul: "Chaos je príležitosť, nie hrozba." Túto vieru propagoval počas svojej viac ako päťdesiatročnej kariéry manažérskeho konzultanta. Veril, že premena chaosu na príležitosť je znakom veľkého vodcu.

Znovu a znovu dokázal, že to tak bolo. Ale menia sa veci? Je súčasná zmena paradigmy iná? Vzhľadom na to, že rozširovanie technológií robí z pracoviska stále zložitejšie prostredie na vykonávanie vecí, je možné premeniť chaos na príležitosť?

Do určitej miery všetky spoločnosti zažívajú určitý chaos, ktorý sa však zvyčajne dá zvládnuť. Dovolím si tvrdiť, že vedenie v chaotickom prostredí je dnes rozšírenejšie ako kedykoľvek predtým. Čo najviac znepokojuje vodcov, je to, že nosí na ľudskom duchu. Bojovať s chaosom na pracovisku je dnes oveľa zložitejšie, ako to bolo kedysi, ale oveľa potrebnejšie. Verím, že Drucker má pravdu. Veľkí vodcovia sa povznesú nad súperenie a premenia chaos na príležitosť získať konkurenčnú výhodu. Na čo sa môžete spoľahnúť!

Keď sa pracovisko stane chaotickým, zvyčajne je v hre veľa faktorov a žiadny neprispieva viac ako samotný objem pracovného toku. Pracovné preťaženie je priamym dôsledkom nadmerného pracovného toku. Keď objem pracovného toku presiahne ľudskú schopnosť zvládnuť to, vkráda sa chaos.

Významná štúdia, ktorá umocňuje, ako samotný objem pracovného toku môže viesť k chaosu na pracovisku, bola publikovaná v Journal of Organizational Behavior v roku 2020. S názvom „Dynamické vzorce toku na pracovisku,“ dospel k záveru:

1. Tok na pracovisku predstavuje vysoký stupeň v rámci individuálnych (týkajúcich sa seba) premenných charakterizovaných ako chaotický v 75 percentách skúmaných prípadov.
2. Vysoké úrovne toku sú spojené s chaosom.
3. Rôzne úrovne zážitku toku vnímané ako spájanie činností, uvedomelosti, veku a typu zamestnania sú spojené so vznikom rôznych, často nechcených vzorcov (napr. chaotických, náhodných).

Táto štúdia, podobne ako mnohé iné o dynamike pracoviska a pracovnej sily, nenecháva žiadne pochybnosti o tom, že samotný objem pracovného toku je dostatočný na to, aby sa pracovisko zmenilo na chaos. To spôsobuje, že lídri sa cítia ohromení snahou udržať tempo. Štúdia tiež ukázala, že čím dlhšie pretrváva chaos na pracovisku, tým viac sa zhoršuje výkon.

Vedúci pracovník zdravotníckeho klienta, ktorý mal veľké problémy so získaním kontroly nad smerovaním výkonnosti organizácie, to možno povedal najlepšie, keď vyhlásil: „V dome máme chaos!“ Toto je začiatok konca pre mnohých vodcov, čo bol aj prípad tohto vodcu. Opätovné získanie kontroly nad chaotickým pracoviskom zvyčajne vyžaduje, aby organizácia nahradila súčasné vedenie.

Počas diskusie o tom, ako šírenie technológií prispieva k chaosu na pracovisku so zosnulým Peteom Bradshawom, prezidentom Organizational Consultants Inc., profesorom School of Organizational Management na Univerzite v Severnej Karolíne a pomocným konzultantom našej firmy, povedal: Primárna príčina dnešného chaotického pracoviska pochádza z pracovného preťaženia. Vedúci pracovníci využívajú technológiu ako zbraň na zníženie počtu zamestnancov, ktorý je do značnej miery zodpovedný za nárast pracovnej záťaže. Postupom času sa zamestnanci stávajú menej pozornými, menej angažovanými a menej produktívnymi, čo vedie k slabému výkonu organizácie.“

Aj ja som bol svedkom toho, že lídri, ktorí používajú technológiu na ospravedlnenie kontrahovania zdrojov, si mysleli, že samotná organizácia umožní robiť viac s menej. Je dobré a potrebné pravidelne hodnotiť návratnosť ľudského kapitálu a vykonávať príslušné úpravy. Keď však lídri stláčajú pracovnú silu, uvedomte si, že objem pracovnej záťaže úmerne narastá na zostávajúcich pracovníkoch.

Postoj „urobte viac s menej“ je skutočnosťou organizačného života. Nebuďte však slepí voči skutočnosti, že existuje hranica, po prekročení ktorej organizácia prestane pracovať úplne, a bez ohľadu na to, koľko technológií je nahromadených na záchranu situácie – situáciu to len zhoršuje!

Keďže vlna odporu vytvorená šírením technológií naďalej rozožiera špicu organizačného života, lídri musia nájsť riešenia, ktoré zjednodušia a neskomplikujú dynamiku pracoviska a pracovnej sily. To znamená zmeniť spôsob myslenia a práce lídrov – nikdy to nie je ľahké!