Pre efektívny komunikačný tón (prekvapenie!) záleží najviac: 5 stratégií pre efektívnosť

Viete, že komunikácia je rozhodujúca pre vašu dôveryhodnosť a efektivitu, ale ako pri mnohých veciach za posledných pár rokov, jej dôležitosť sa zvýšila a jej povaha sa zmenila. Pri hybridnej a vzdialenej práci vytvára vzdialenosť potrebu komunikovať novými spôsobmi a s väčším dôrazom na písanie a asynchrónne prístupy.

Zaujímavé je, že komunikácia prispieva k duševnému zdraviu, inkluzívnosť, dôvera, udržanie a kultúra. A jeden prvok komunikácie vyniká: tón. To, ako je vaša správa zarámovaná a ako ju vnímajú príjemcovia, môže mať veľký vplyv na váš a ich úspech.

Komunikácia znižuje vzdialenosť

Nové príležitosti pracovať mimo kancelárie, zo vzdialených miest a na diaľku zdôraznili dopady komunikácie. Podľa nových údajov z Grammarly a Harris Poll82 % znalostných pracovníkov tvrdí, že práca na diaľku zvyšuje potrebu byť lepším komunikátorom.

Okrem toho sa ľudia snažia zostať v kontakte s kolegami a 45 % zamestnancov tvrdí, že ich osobné vzťahy utrpeli kvôli hybridnej práci. Táto skúsenosť sa líši podľa generácie, pričom 59 % generácie Z, 48 % mileniálov, 45 % generácie X a 28 % baby boomu hovorí to isté.

Celých 62 % pracovníkov tvrdí, že na pestovanie rozmanitosti a začlenenia sú potrebné lepšie komunikačné zručnosti. Platí to najmä pre 75 % pracovníkov, ktorí sa identifikujú ako neurodivergentní – ktorí uvádzajú, že neefektívna komunikácia je prekážkou začlenenia, zatiaľ čo iba 64 % neurotypických respondentov súhlasí. A 77 % tých, pre ktorých je angličtina druhým jazykom (ESL), uvádza, že neefektívna komunikácia je prekážkou v porovnaní so 68 % tých, pre ktorých je angličtina primárnym jazykom.

Skvelá komunikácia však vytvára aj pozitívnu pracovnú skúsenosť, pričom 52 % pracovníkov tvrdí, že asynchrónna komunikácia robí ich prácu flexibilnejšou, 42 % uviedlo, že sú produktívnejší a 34 % uviedlo, že cítia väčší pocit začlenenia. Efektívna komunikácia je navyše považovaná za dôvod zvýšenej spokojnosti s prácou pre 56 % respondentov a zlepšenie vzťahov s kolegami pre 54 %.

Tón a dôvera

V efektívnej komunikácii je veľa faktorov – od obsahu a tónu až po empatiu, režim a platformu – ale tón sa zdá byť obzvlášť kritický. V skutočnosti 53 % znalostných pracovníkov tvrdí, že tón je dôležitejší ako obsah komunikácie. Ale 71 % má problémy s výberom správnych slov, aby sa vyhli urážaniu ostatných, a 56 % sa cíti neistých pri hľadaní správneho tónu pre svoju komunikáciu.

Tón má významný vplyv na to, ako dobre ľudia spolupracujú. Ak má komunikácia pozitívny tón,

• 62 % reaguje rýchlejšie
• 57 % lepšie reaguje na budúce požiadavky
• 48 % rieši problém alebo robí prácu vo vyššej kvalite
• A 59 % vníma odosielateľa pozitívnejšie

Pre tých, ktorí sú v rôznych kanceláriách v USA alebo v rôznych kanceláriách mimo USA alebo ktorí sú úplne odľahlí, sa každé z týchto percent zvyšuje o 3 % až 11 %.

Vytvorenie správneho tónu

Nájdenie správneho tónu je jemný proces a jemná zmes rôznych prvkov komunikácie. Tu je návod, ako dosiahnuť správnu rovnováhu.

#1 – Buďte obchodní, ale priateľskí

Jedným z prvých spôsobov, ako nájsť ten správny tón, je byť obchodný, ale aj priateľský. Tento prístup budete musieť zdokonaliť pre vašu kultúru a vašu rolu, ale vo všeobecnosti ľudia oceňujú skôr pozdrav než ponorenie sa priamo do vášho obsahu. A komentár ako „Dúfam, že sa máš dobre“ alebo a krátke informovanie o počasí alebo ročnom období môže poskytnúť pozitívnu dráhu pre obchodnú výmenu.

Budete chcieť byť struční a najmä použiť túto taktiku v prvej správe, ktorá otvára predmet. Potom sa však budete chcieť sústrediť na váš biznis bez toho, aby ste boli príliš formálni. Porovnajte svoju najlepšiu komunikáciu s biznis ležérnym šatníkom, v ktorom sa neukážete v teplákoch, ale ani v trojdielnom obleku. Zameriavate sa na výsledky, ktoré potrebujete dosiahnuť, ale s pozitívnym hlasom.

#2 – Buďte sebavedomí, ale nie arogantní

Vo svojej komunikácii budete najúčinnejší, keď vyvážite sebadôveru a pokoru. Vyjadrite sa jasne a majte svoj názor, ale ak je to vhodné, požiadajte aj o vstup. Svojím tónom dajte odosielateľovi vedieť, že máte svoje vlastné perspektívy, ale tiež si ceníte ich, pretože viete, že nemáte všetky odpovede.

#3 – Buďte struční, ale nie struční

Vo svojej obchodnej komunikácii sa budete chcieť dostať k pointe, ale vyhnite sa stručnosti alebo strohosti. Poskytnite kontext a nepredpokladajte, že ľudia poznajú pozadie vašej komunikácie – pokiaľ si nie ste istí, že vedia. Pred odoslaním upravte svoju komunikáciu, aby ste poskytli dostatok podrobností bez toho, aby ste zahltili čitateľa.

Ujasnite si aj to, čo požadujete. Zvážte, ako sa dostať k veci na začiatku svojho komunikátu a potom poskytnúť viac podrobností alebo pozadia v druhej časti správy.

Niekedy je to, čo nezahrniete, rovnako dôležité ako to, čo robíte – preto buďte selektívni v tom, čo hovoríte, a zahrňte najdôležitejšie prvky obsahu. Navyše nepreháňajte písané slovo. Ak čítanie písomnej správy zaberie viac ako päť minút, obsahuje viac ako päť bodov alebo si vyžaduje viac ako päť volejov, je to pravdepodobne lepšie ako rýchly hovor alebo slovná výmena názorov.

#4 – Buďte presvedčiví, ale nie emocionálni

Keď sa k nejakej téme cítite vášnivo alebo ak ste nahnevaný alebo frustrovaný, buďte obzvlášť opatrní pri svojej reakcii. Keď je situácia správna, budete chcieť niečo obhajovať, ale vyhýbajte sa obrane, emóciám alebo hnevu vo vašom tóne. Ak sa cítite obzvlášť nabití, môžete pred spustením poznámky zvážiť niekoľko hodín počkať, kým stlačíte tlačidlo Odoslať, alebo dokonca prespať.

#5 – Buďte autentickí, ale nie nepozorní

Predovšetkým budete chcieť byť vo svojej komunikácii sami sebou – zároveň budete venovať pozornosť tomu, čo bude mať najväčší vplyv na príjemcu (príjemcov) vašej komunikácie. Pre niekoho, kto je veľmi založený na údajoch, budete chcieť predložiť dôkazy, alebo pre niekoho citlivejšieho môžete stráviť ďalšiu vetu na zahrievacej linke. Ale nepreháňajte to a urobte to uistite sa, že ste autentickí. Zvážte, ako bude vaša komunikácia prijatá a ako príjemca najradšej počuje informácie a ako im najlepšie rozumie.

Je to zázrak

Skvelá komunikácia dokáže budovať vzťahy a zvýšiť svoju dôveryhodnosť, ale čelíte mnohým prekážkam. Používate slovo, ktoré niekto iný interpretuje negatívne. Zamýšľate tón, ktorý príjemca nesprávne prečíta. Odďaľujete svoju odpoveď a váš kolega robí nesprávne predpoklady, prečo ste to urobili. A pri písomnej komunikácii vám chýbajú všetky indície a náznaky, ktoré sú neverbálne. Je tak trochu zázrak, že sme schopní vôbec komunikovať, keď sa zamyslíte nad bariérami.

Ale pomáha zámernosť. Keď si nájdeš čas na dobrú komunikáciu, zvážiš svoje publikum a tiež si to prečítaš a upravíš, budeš žať výhody.

Okrem toho, keď ste príjemcom komunikácie, môžete tiež poskytnúť odosielateľovi výhodu pochybností – keďže poznáte bariéry, môžete sa pozerať za doslovné slová a počúvať pozitívne úmysly.

Zámer nie je to isté ako dopad

Počuli ste, že zámer sa nerovná dopadu a to platí najmä pre písomnú komunikáciu, asynchrónnu komunikáciu a komunikáciu na diaľku. Ale stojí za to vynaložiť námahu, aby ste mohli budovať vzťahy, rozvíjať svoju dôveryhodnosť a dosahovať vynikajúce úspechy vo svojej práci.