Google práve spustil šprinty jednoduchosti. Tu je vaša DIY verzia

Na konci júla, Google oznámil svoj prvý Simplicity Sprint, ktorej cieľom je dosiahnuť „lepšie výsledky za kratší čas“. Podľa generálneho riaditeľa Sundara Pichaia spoločnosť Simplicity Sprints zapojí zamestnancov do práce so zvýšenou jasnosťou a efektívnosťou; identifikácia, ktoré obmedzovače rýchlosti by sa dali odstrániť pre lepšie a rýchlejšie výsledky; a ako zaujať podnikateľský prístup k odstraňovaniu odpadu.

Väčšina z nás si vlastnú prácu nezjednodušuje, pretože nevieme, kde začať. Čo by ste mali najskôr zjednodušiť? A ako si na to robíte čas? Tiež, ako viete, čo je byrokracia v spoločnosti a čo práca, ktorú máte povolené upravovať?

Rovnaké otázky som si kládol pred desiatimi rokmi, keď som začal robiť rozhovory s ľuďmi na celom svete o tom, čo sa stalo Prečo Simple Wins. Šokujúce je, že som sa stretol s veľmi málo riešeniami zložitosti pracoviska. Okrem softvérovej metodológie Agile a Lean Six Sigma – synonymá veľkých výrobcov v 90. rokoch – nemali organizácie veľa možností na zjednodušenie.

Na zjednodušenie pracovného dňa dnes nepotrebujete armádu projektových manažérov ani drahých konzultantov. Všetko, čo potrebujete, je túžba po zmene – a ochota vyskúšať si DIY šprinty nižšie.

1. Zjednodušte akýkoľvek formulár/dokument/správu, ktorá si vyžaduje viac ako 30 minút alebo troch zamestnancov. Ktoré dokumenty, formuláre alebo správy sú pre vašu organizáciu náročné na čas? Viete, či nejaké iné tímy duplikujú rovnaké úsilie alebo údaje? Nájdite okamžité príležitosti na zjednodušenie uvedením každého formulára/dokumentu/prehľadu, ktorého vyplnenie trvá viac ako 30 minút alebo vyžaduje viac ako troch členov tímu.

Odtiaľ sa rozhodnite, ktoré z týchto úloh by sa dali zefektívniť, pozastaviť alebo odstrániť. Ak potrebujete pomoc od niekoho vyššieho, použite na vytvorenie svojej požiadavky jazyk založený na riešení (tj „táto zmena umožní nášmu tímu venovať X počet hodín týždenne strategickým cieľom ako Y alebo Z“). Ak nikto nezmešká úlohu do budúceho štvrťroka a nebude mať žiadny negatívny vplyv, podniknite kroky na jej odstránenie navždy.

2. Povzbudzujte a odmeňte zamestnancov, ktorí vytvárajú riešenia, ktoré zjednodušujú frustrujúci proces alebo časovo náročnú úlohu. Keď naši zamestnanci vytvárajú riešenia, je to znakom toho, že proces alebo systém spomaľuje ich pracovný tok. Za predpokladu, že nie je ohrozené zdravie ani bezpečnosť nikoho, som veľkým fanúšikom riešení. Existujú na priesečníku zjednodušovania a inovácie ako príležitosti na posilnenie členov tímu a zvýšenie produktivity organizácie.

Ak chcete začať odstraňovať úzke miesta a odmeňujte tých, ktorí vám zjednodušujú podnikanie, vyhlasujte mesačnú súťaž o najefektívnejšie riešenie. Pozvite ľudí z každej oblasti a úrovne vašej spoločnosti – a odstráňte mená/jednotky účastníkov z príspevkov, aby ste sa vyhli zaujatosti zo strany sudcov. Kritériá pre „najefektívnejšie“ sa budú líšiť podľa vášho odvetvia a veľkosti organizácie, ale uistite sa, že odmena za riešenia bude skutočne motivovať svojich zamestnancov.

3. Usporiadajte týždenné alebo mesačné stretnutia na zjednodušenie. Pozvite zamestnancov a vedenie, aby prišli pripravení identifikovať jednu úlohu, stretnutie alebo proces, ktorý je zbytočne komplikovaný alebo nadbytočný. Cieľom je eliminovať, outsourcovať alebo zjednodušiť čo najviac z týchto úloh počas relácie. Zvážte usporiadanie týchto stretnutí na mieste ako šťastnú hodinu o 4:XNUMX – bezplatné pivo a občerstvenie zvyčajne povzbudzujú účasť – alebo si ich naplánujte na zlatá hodina pre vaše distribuované tímy.

Každá organizácia chce lepší výkon. A jednoduchosť je vaša cesta vpred. Počnúc tromi vyššie uvedenými taktikami môžete začať odbúravať zložitosť a vytvárať priestor pre zmysluplnejšiu prácu. Nielenže môžete tieto šprinty vykonávať virtuálne, osobne alebo hybridne, ale môžete ich vymeniť za neproduktívne stretnutia alebo správy, ktoré vy a váš tím eliminujete.