Je „hlavný úradník pre zjednodušenie“ vaším ďalším titulom?

Islandská mliekarenská spoločnosť Siggi's je najnovšia značka vytvoriť úlohu Chief Simplification Officer (CSO). A hoci toto oznámenie môže byť úhľadným PR trikom, zoznam pracovných pozícií pripisuje posun kultúry spoločnosti smerom k jednoduchosti ako „zakorenený v myšlienke slobody a flexibility“.

Rastúcu potrebu CSOs prijala najväčšia svetová kozmetická spoločnosť L'Oreal, technologické start-upy ako CodeXTeam a IAIAO – a všetky veľké spoločnosti medzi nimi. Cez proces bádania a písania Prečo Simple Wins, Vypočul som si viac ako 100 lídrov z celého sveta, vrátane niekoľkých organizácií občianskej spoločnosti, a objavil som bežné taktiky, ktoré používajú najefektívnejšie zjednodušovatelia vo vedení.

Ak ste vo vyššej pozícii a ocitnete sa na krížovej výprave proti zložitosti, preskúmajte zjednodušujúce kroky nižšie. Môžu poskytnúť rámec na zjednodušenie vo vašom súčasnom rozsahu...a poskytnúť vám reálne skúsenosti smerom k budúcej úlohe CSO.

1. Vyjadrite jednoduchú víziu. Zjednodušenie sa s väčšou pravdepodobnosťou presadí, keď do vašej veci investujú iní, preto pozvite kolegov a zamestnancov, aby zvážili otázku. Vzorové otázky prieskumu môžu zahŕňať: „Jednou vetou, čo pre nás znamená zjednodušenie?“ A „ako by mohol jednoduchší spôsob práce ovplyvniť našu organizáciu alebo celkové podnikanie?“ A „ktoré úlohy z vášho tímu ste ochotný pozastaviť v službe zjednodušovania?“ Začleňte do otázok, ako sú tieto, postrehy všetkých – a podeľte sa o víziu v rámci celého podniku.

2. Zjednodušte svoju stratégiu. Rovnako ako majstri záhradníci, aj zjednodušovatelia si uvedomujú, že odstránenie prebytku prinesie silnejšiu úrodu. Vo svojej vlastnej organizácii prekalibrujte svoj prístup k strategickému plánovaniu prijatím myslenia menej je viac. Nepridávajte žiadne ďalšie taktiky, ciele, produkty alebo programy, pokiaľ nie sú súčasne odstránené z vášho existujúceho plánu. Podržaním linky vysielate verejnú správu o tom, čo zjednodušenie predstavuje (a o vašom záväzku k nemu).

3. Prihlásiť sa k subsidiarite. Potlačenie rozhodovania na najnižšiu možnú úroveň je známe ako princíp subsidiarity. Skupina manažérov spoločnosti Merck Canada sa rozhodla uviesť tento koncept do praxe. Spoločne sa dohodli, že prestanú robiť rozhodnutia, na ktoré už boli oprávnení ich priami podriadení. Celkovo ľudia robili inteligentné rozhodnutia a hlásili, že cítia väčšiu zodpovednosť za výsledky. A čo je ešte lepšie, hŕstka zamestnancov, ktorí mali nedostatočný výkon, začala meniť svoje správanie, keď boli verejne zodpovední za rozhodnutia. A najlepší výsledok zo všetkých? Títo manažéri v skutočnosti mali každý mesiac niekoľko hodín nového uvoľneného času.

Vo svojej vlastnej organizácii poverte každého zo svojich priamych podriadených, aby tento mesiac urobil tri rozhodnutia, ktoré by normálne zahŕňali váš vstup alebo schválenie. Otázky ako „Mám pozvať Priyu na týždenné stretnutie na preskúmanie podnikania?“ alebo "Môžem otvoriť pozíciu pre nového riaditeľa komunikácie?" už by nemal smerovať tvojou cestou. O mesiac zhromaždite svoj tím a zistite, aké rozhodnutia urobili a aké ďalšie typy rozhodnutí sa zaviažu urobiť sami budúci mesiac. Keď si ľudia zvyknú na rozhodovanie, zvýšte počet mesačných rozhodnutí, ktoré robia, na päť, desať a nakoniec 10.

4. Vyrovnajte svoju hierarchiu. Ako spoločnosti rastú, pridávajú sa úrovne riadenia – a tí, ktorí prijímajú rozhodnutia, sa strácajú z reality na mieste. Nakoniec dobré nápady a dokonca vynálezy, ktoré narúšajú priemysel, ako je iPhone, sú vystavené riziku, že budú ignorované alebo oneskorené uvedenie na trh. Ak chcete identifikovať príležitosti na zefektívnenie vašej organizačnej schémy, zvážte rolu každej osoby v existujúcej štruktúre prehľadov. Všimli ste si nejakého prepúšťania? Sú ľudia silo? Porovnajte svoju štruktúru výkazníctva s priemyselnými normami: Mohli by ste zvýšiť rozsah kontroly pre určité roly? Odpovedzte na tieto otázky premyslene as cieľom odvrstvenia.

5. Nastavte jasné metriky. Správne metriky podporia vaše ciele v oblasti zjednodušenia a podporia zmenu správania, či už ide o redukciu úrovní riadenia až po zvýšenie udržania zamestnancov. Vzorové metriky môžu siahať od „zníženia počtu schvaľovacích vrstiev na nábor“ a „počtu mesačných hodín ušetrených z rozhodovania v pobočkách“ až po „počet krokov odstránených z nášho procesu vývoja produktu“. Neváhajte a vytvorte si vlastné metriky, pokiaľ budú prínosom pre vašu obchodnú jednotku aj pre spoločnosť.

Pred rozhodnutím o svojich cieľoch pre každú metriku si určite určte jej počiatočné miesto – vašu základnú líniu – aby ste videli, ako ďaleko ste sa dostali o niekoľko mesiacov. S každou metrikou vypočítajte, kde sa veci nachádzajú dnes a kde ich chcete mať. Ak napríklad v súčasnosti trávite sedem hodín mesačne schvaľovaním, odhlasovaním alebo iným prehodnocovaním rozhodnutí ľudí, potom je 7 vašou základnou hodnotou. Teraz každej metrike priraďte cieľ, ktorý je niekde medzi realistickým a ambicióznym.

Nakoniec požiadajte niekoľko dôveryhodných manažérov, aby prehľadali vaše navrhované metriky, či nemajú neželané následky. Napríklad, ak chcete sledovať „množstvo úspor nákladov v dôsledku eliminovaných stretnutí“, uistite sa, že metrika netlačí ľudí, aby slepo eliminovali čo najviac stretnutí. Môže existovať denný zhluk, ktorý zabraňuje prepúšťaniu a zvyšuje pracovný tok. Odstránenie hodnotnej schôdze, ako je táto, by mohlo organizáciu stáť peniaze, preto oznámte svoje ciele, ako aj metriky. Zvážte prispôsobenie ľubovoľnej metriky (tj sledovanie úspor nákladov odstránením dlho stretnutia) s potenciálom negatívnych vedľajších účinkov.

Poslaním vedúcich pracovníkov pre zjednodušenie je zabezpečiť, aby každý člen tímu mohol prechádzať pracovným dňom s čo najmenšou zložitosťou. Či už má vaša spoločnosť 100 XNUMX zamestnancov alebo niekoľko desiatok, vyššie uvedená taktika je navrhnutá tak, aby sa jednoduchosť stala zvykom na každej úrovni. Umiestnením jednoduchosti ako étosu vašej organizácie – a pridaním metrík, ktoré motivujú ľudí – môže viesť k pozitívnym zmenám v rozhodovaní, štruktúre výkazníctva a angažovanosti zamestnancov.