Riadenie výdavkov vs. Obstarávanie ERP

GEP a North Carolina State University (NCSU) Supply Chain Resource Cooperative vykonali prieskum dodávateľského reťazca, obstarávania a IT profesionálov v rôznych odvetviach, aby získali prehľad o ich prioritách a stratégiách týkajúcich sa odolnosti a optimalizácie dodávateľského reťazca. Výsledky prieskumu naznačujú sériu nezrovnalostí, kde medzery v procese, technológii a toku informácií môžu byť brzdou produktivity a optimalizácie. Z opýtaných odborníkov 59 % považovalo priepasť medzi obstarávaním/sourcingom a dodávateľským reťazcom za hlavný nesúlad a najpálčivejšie miesto.

Vízia skutočne integrovaného dodávateľského reťazca sa však ukázala ako ťažko realizovateľná. Multipodnikové siete dodávateľského reťazca (MSCN) sú kľúčovou technológiou pre lepšiu spoluprácu v rámci rozšíreného dodávateľského reťazca. MSCN je kolaboratívne riešenie pre procesy dodávateľského reťazca postavené na verejnom cloude – architektúre many-to-many – ktoré podporuje komunitu obchodných partnerov a dátové kanály tretích strán. Riešenia MSCN poskytujú prehľad o dodávateľskom reťazci, sieťové aplikácie a sieťovú analýzu v rámci rozšíreného dodávateľského reťazca.

Siete majú výrazné výhody, pokiaľ ide o integráciu dodávateľov, komunikáciu, správu partnerov a schopnosť poskytovať jedinečné analýzy. Často platí, že čím väčší je počet účastníkov v sieti, tým lepšie je riešenie.

Riešenia správy výdavkov využívajú sieť

Trh MSCN sa skladá z rôznych typov riešení. Jedným typom riešenia je riadenie obchodných výdavkov. Medzi kľúčových dodávateľov správy výdavkov patria GEP, Coupa a Jaggaer.

Podľa definície ARC, keď sa riešenie správy obchodných výdavkov používa na priame obstarávanie, ide o MSCN. Nepriame materiály sa nepovažujú za významné pre riadenie dodávateľského reťazca. Pri obstarávaní sú problémy spojené s priamymi materiálmi dôležitejšie a ťažšie ako komplikácie, ktoré obklopujú nepriame materiály. Priamy materiál je surovina, komponent alebo zostava používaná priamo vo výrobnom procese.

Aplikácie obstarávania, ktoré sa nachádzajú v ERP a riešeniach na správu obchodných výdavkov, robia veľmi podobné veci. Napríklad jedným z kľúčových rozhodnutí, ktoré musí výrobca urobiť, je, či bude pokračovať v nákupe tovaru od jedného zo svojich dodávateľov. Riešenia obstarávania a správy výdavkov založené na ERP majú kmeňové údaje dodávateľov. Tieto údaje by zahŕňali veci ako názov spoločnosti, adresu sídla, kde sa nachádzajú továrne, či je spoločnosť v menšinovom vlastníctve, či je spoločnosť finančne zdravá a či je legálne obchodovať so spoločnosťou.

Na najjednoduchšej úrovni sa môže kupujúci opýtať dodávateľa, či sú informácie, ktoré má, stále aktuálne. Ste napríklad stále menšinovou spoločnosťou? Ak informácie nie sú aktuálne, kupujúci sa môže rozhodnúť neobchodovať s dodávateľom, kým údaje nebudú aktualizované a overené.

Riešenia obstarávania sa často aktualizujú o informácie o kúpe. Napríklad Dun & Bradstreet (D&B) zverejňuje správy o bonite firiem. Podobne Descartes poskytuje riešenie s názvom Denied Party Screening. Preverenie odmietnutých strán poskytuje zoznam spoločností, s ktorými je nezákonné obchodovať.

Obe obstarávacie riešenia od ERP spoločností ako OracleORCL
alebo Infor – alebo riešenia na riadenie obchodných výdavkov – môžu spoločnostiam pomôcť presadiť tieto rozhodnutia dodávateľov o zdrojoch. Tieto riešenia umožňujú spoločnostiam importovať informačné kanály tretích strán v reálnom čase od organizácií, ktoré monitorujú veci, ako napríklad, či je dodávateľ menšinovým vlastníkom, či zamestnáva deti alebo či má vo svojich továrňach nebezpečné pracovné podmienky. Niektoré informácie – napríklad počasie, ktoré vlastní menšina spoločnosti – sa aktualizujú raz ročne. Mnohé informácie o dodávateľoch je však potrebné aktualizovať mnohokrát do roka.

Čo ak by spoločnosť nemala obchodovať s problematickými dodávateľmi? Tento dodávateľ môže byť pozastavený. Existuje niekoľko typov zadržania, ale v systéme Oracle nastavenie „Podržať všetky nové nákupné doklady“ bráni možnosti uvoľniť akékoľvek nové nákupné objednávky na konkrétne miesto dodávateľa. Podobne v prípade riešení správy výdavkov je možné objednávku zastaviť, ak informácie nie sú aktuálne. Oracle, Coupa a ďalšie ponúkajú na mieru šité dotazníky, ktoré umožňujú zhromažďovať informácie o náležitej starostlivosti prostredníctvom dodávateľského prieskumu. Tieto informácie potom môžu automaticky prúdiť do hlavného dodávateľa.

Funkčnosť je teda podobná, pokiaľ ide o aktuálnosť údajov dodávateľa a následné vynútenie rozhodnutia nespolupracovať s dodávateľom. Čo je na sieti dôležité?

PO je oporou pre riešenia správy výdavkov

S riešeniami správy výdavkov nákupná objednávka vedie platbu dodávateľovi správy výdavkov. Zatiaľ čo objednávka je iniciovaná v systéme ERP, tieto objednávky sú smerované cez platformu na správu výdavkov. Keď správa výdavkov odošle objednávku dodávateľovi, iniciuje to malú platobnú transakciu pre poskytovateľa softvéru na správu výdavkov. Ak chce dodávateľ správy výdavkov dostať zaplatené, faktúra by mala obsahovať presné údaje dodávateľa. Predajcovia správy výdavkov sú tak motivovaní, aby pomáhali udržiavať kritické údaje dodávateľov svojich zákazníkov presné.

Alex Zhong, riaditeľ produktového marketingu v GEP, tvrdí, že funkcia nákupnej objednávky (PO) by sa nemala vykonávať mimo zjednotenej platformy: „Kupujúci môže poslať PO dodávateľovi, ale bez toho, aby mohol zdieľať viditeľnosť aktualizovaných stav objednávky, zmeny činností objednávok a logistika a informácie o platbách v riadenom riadenom procese medzi multipodnikovými stranami, ani jeden nebude mať okno do toho, čo sa deje na mieste. To takmer určite povedie k dlhým cyklom pri plnení objednávok, neschopnosti plánovať výrobu, nedostatkom zásob alebo prerušením dodávok spôsobeným oneskorením a/alebo vysokými bezpečnostnými zásobami a nákladmi v dôsledku zlého riadenia objednávok dodávok. V rušivom prostredí sú tieto problémy ešte zosilnené a ovplyvňujú odolnosť.“

Due Diligence dodávateľa

Keď nákupcovia spolupracujú s priamymi dodávateľmi materiálov, snažia sa vykonať náležitú starostlivosť. Vytvoria žiadosť o návrh (RFP) a požadujú všetky druhy informácií: je vaša spoločnosť v menšinovom vlastníctve? Aká je uhlíková stopa spojená s produktmi, ktoré dodávate? Ste finančne solventný? A tiež sa kladie veľa, veľa ďalších otázok. Každý kupujúci bude žiadať rôzne informácie, ale veľa z toho, čo sa kupujúci snažia dozvedieť, je rovnaké. Jednou z prekážok podnikania je čas a úsilie, ktoré je potrebné na vyplnenie žiadostí o ponuku.

Ale pri sieťovom riešení, ak je potenciálny kupujúci v sieti, má tento potenciálny zákazník prístup k mnohým veciam, ktoré chce vedieť. Úsilie, ktoré musí dodávateľ vynaložiť pri vytváraní RFP, sa výrazne uľahčí. Čím väčšia je sieť, tým je pravdepodobnejšie, že potenciálny kupujúci bude v sieti s dodávateľom.

Sieť GEP má 5 miliónov aktívnych dodávateľov a ročne uskutočňuje viac ako 10 miliónov transakcií a míňa 300 miliárd USD. GEP odhaduje, že približne 35 percent výdavkov je priamych.

Potom je tu Jaggaer. Sieť Jaggaer má 1800 kupujúcich, ktorých obsluhuje 5 miliónov dodávateľov. Ročné výdavky predstavujú 550 miliárd USD, z čoho približne 30 percent tvoria priame výdavky.

Sieť Coupa zahŕňa 8 miliónov dodávateľov, viac ako 2500 zákazníkov. To predstavuje výdavky vo výške 3.6 bilióna dolárov v správe. Suma týchto výdavkov, ktoré predstavujú priame materiály, nebola zverejnená.

PO je kľúčovým otočným bodom pre riešenia správy výdavkov

S riešeniami správy výdavkov nákupná objednávka vedie platbu dodávateľovi správy výdavkov. Zatiaľ čo objednávka je iniciovaná v systéme ERP, tieto objednávky sú smerované cez platformu na správu výdavkov. Keď správa výdavkov odošle objednávku dodávateľovi, iniciuje to malú platobnú transakciu pre poskytovateľa softvéru na správu výdavkov. Ak chce dodávateľ správy výdavkov dostať zaplatené, faktúra by mala obsahovať presné údaje dodávateľa. Predajcovia správy výdavkov sú tak motivovaní, aby pomáhali udržiavať kritické údaje dodávateľov svojich zákazníkov presné.

Alex Zhong, riaditeľ produktového marketingu v GEP, tvrdí, že funkcia nákupnej objednávky (PO) by sa nemala vykonávať mimo jednotnej platformy: „Kupujúci môže odoslať PO dodávateľovi, ale bez toho, aby mohol zdieľať viditeľnosť aktualizovaného stavu objednávky, meniť aktivity objednávky a logistické a platobné informácie v riadený, riadený proces medzi multipodnikovými stranami, ani jeden nebude mať okno do toho, čo sa deje na mieste. To takmer určite povedie k dlhým cyklom pri plnení objednávok, neschopnosti plánovať výrobu, nedostatkom zásob alebo prerušením dodávok spôsobeným oneskorením a/alebo vysokými bezpečnostnými zásobami a nákladmi v dôsledku zlého riadenia objednávok dodávok. V rušivom prostredí sú tieto problémy ešte zosilnené a ovplyvňujú odolnosť.“

Siete a získavanie zdrojov

Ak chcú spoločnosti spolupracovať s novými dodávateľmi, sieťové riešenia môžu pomôcť identifikovať možné spoločnosti na strane predaja, s ktorými by mohli spolupracovať. Táto schopnosť nájsť potenciálnych nových partnerov na získavanie zdrojov je niečo, čo oceňujú účastníci na strane nákupu aj predaja na strane siete.

Nájsť nepriamych dodávateľov v sieti je však oveľa jednoduchšie ako priamych dodávateľov. Napríklad upratovacie služby kancelárií sú kategóriou s mnohými účastníkmi. Naproti tomu časť používaná vo výrobnom procese môže byť vyrobená na mieru pre daného výrobcu. Vytvorenie skupiny rovesníkov nie je také jednoduché ako hľadanie v katalógu.

Často bude tiež potrebná logika, ktorá rozoberie kusovník a potom zachytí technické špecifikácie, ktoré možno použiť na vyhľadávanie dodávateľov v sieti. Nie všetci poskytovatelia riešení na správu výdavkov majú túto funkciu. Ale Jim Bureau, generálny riaditeľ spoločnosti Jaggaer, hovorí, že áno. Získavanie zdrojov je ešte zložitejšie v spracovateľskom priemysle, kde spoločnosti používajú skôr receptúry než kusovníky. "Pracujeme vo farmaceutickom a chemickom priemysle," vysvetlil pán Bureau. „Ak vyrábate nové produkty v týchto odvetviach, musíte byť schopní hľadať materiál podľa ich chemickej štruktúry. To umožňuje chemikom povedať na molekulárnej úrovni, čo sa snažia získať.”

Siete a benchmarking

Spoločnosti sa snažia porovnávať svoju výkonnosť s rovesníkmi. Sieť na správu obchodných výdavkov generuje obrovské objemy údajov. Tieto údaje možno použiť na pomoc oddeleniam obstarávania porovnávať ich výkonnosť. Ak je sieť vybudovaná so správnymi povoleniami od ich nájomníkov na používanie ich dôverných údajov na špecifikované účely, ktoré nezasahujú do chránených údajov. V spoločnosti Coupa dali odborníci na obstarávanie spoločnosti Coupa povolenie na zhromažďovanie a anonymizáciu ich údajov na účely analýzy. Coupa tomu hovorí komunitná inteligencia. Zákazníci Coupa môžu získať porovnávacie údaje, ale vedia, že údaje súvisiace s tým, čo si kúpili – vrátane ceny, ktorú zaplatili, a dodávateľov, s ktorými spolupracujú – nebudú zdieľané s ostatnými.

Napríklad Coupa má metriku s názvom „Miera dokončenia hodnotenia riadenia rizík“, ktorá špecifikuje percento rizikových dotazníkov vyplnených dodávateľmi spoločnosti. V najvýkonnejších obstarávacích organizáciách vypĺňa tieto dotazníky 86.2 % dodávateľov. Aby boli metriky benchmarkingu platné, musia byť založené na veľkej vzorke. S 2500 nákupnými organizáciami v sieti sú tieto metriky jednoznačne štatisticky významné.

Coupa má produkt s názvom Risk Aware, ktorý využíva komunitnú inteligenciu na pomoc pri hodnotení rizika spojeného s prácou so zákazníkom. Riešenie je založené na údajoch tretích strán o riziku – úverové skóre, právne podania, vládne údaje atď. Tieto údaje sa však spájajú s údajmi o transakciách komunity, aby sa vytvorilo skóre rizika.

Financovanie dodávateľského reťazca

Zdá sa, že recesia sa blíži. Počas recesie sa spoločnosti snažia chrániť svoje peňažné toky tým, že platia svojim dodávateľom pomalšie. To môže byť kontraproduktívne. Menšieho dodávateľa môže vytlačiť z podnikania. Dodávatelia správy obchodných výdavkov môžu využiť sieťové údaje, aby pomohli dodávateľom poskytnúť lepšie možnosti financovania.

Ak sa skóre rizika dodávateľa zvyšuje (ktoré sa čiastočne určuje pomocou informácií komunity) a ide o dôležitého dodávateľa, kupujúci môže súhlasiť s okamžitou platbou spoločnosti, ak môže získať zľavu. Pre malé spoločnosti je cash flow často dôležitejší ako marža.

Programy financovania dodávateľského reťazca historicky ponúkali finančné inštitúcie, ale často len špičkovým dodávateľom, nie malým a stredným podnikom, ktoré ich najviac potrebujú. Verejné cloudové platformy však majú prehľad o nákupných transakciách medzi kupujúcimi a dodávateľmi. Platformu je možné použiť na to, aby ste banke ukázali, že dodávateľ má faktúru, a teda bude nakoniec zaplatená. Banka potom môže ponúknuť faktoringový obchod. Pri faktoringu podnik predáva svoje pohľadávky (tj faktúry) tretej strane – často banke – so zľavou. Údaje o transakciách v sieti môžu urýchliť tieto faktory a zároveň poskytnúť bankám zvýšenú istotu, čo môže znížiť zľavu, ktorú musí dodávateľ zaplatiť.

Záverečné myšlienky

V konečnom dôsledku, keď sa spoločnosti rozhodujú medzi tradičným riešením obstarávania ERP a riešením správy obchodných výdavkov, kľúčovými faktormi sú hĺbka funkčnosti, spôsob, akým je riešenie integrované so zvyškom ich podnikových aplikácií, a náklady na riešenie. Sieťové riešenia však majú určité výrazné výhody.