4 tipy na zvýšenie dôveryhodnosti

Efektívna komunikácia je pravdepodobne jednou z najdôležitejších zručností pre váš úspech v práci – a vo zvyšku vášho života. Keď dokážete formulovať svoj názor, vyjadriť súcit a brilantne prezentovať svoj prípad, vybudujete si dôveryhodnosť, dôveru, vzťahy a napredujete vo svojej kariére.

Komunikácia však môže byť, žiaľ, aj náročná – s príliš malým časom, priveľa rozdielov medzi ľuďmi a toľkými zložitými nápadmi na zdieľanie. Nová štúdia však ukazuje, aké druhy komunikácie si ľudia cenia – a teda, ako môžete najlepšie spolupracovať s ostatnými a využívať výhody.

Komunikácia má veľký vplyv

Komunikačné schopnosti majú významný vplyv na efektivitu a dôveryhodnosť. V skutočnosti, keď sú lídri vnímaní ako ľudia, ktorí komunikujú efektívnejšie – s väčšou vrúcnosťou a splnomocnením – členovia tímu sú podľa štúdie angažovanejší, efektívnejší a dokonca optimistickejší. Univerzita v Bologni a Wilmar Schaufeli z Utrechtskej univerzity.

A v ďalšej štúdii od Univerzita v Münsteri, ľudia pri hodnotení dôveryhodnosti a dôveryhodnosti obsahu a expertov hodnotili komunikačný štýl nad profesionálnu úroveň.

Challenge

Komunikácia je však pre mnohých náročná a 59 % znalostných pracovníkov sa obáva zníženej efektívnosti komunikácie, najmä ak pracujú hybridne – podľa štúdie Grammarly. Vedúci pracovníci v štúdii odhadujú, že členovia ich tímu strácajú v priemere 7.5 hodiny týždenne kvôli zlej komunikácii, pričom 72 % uvádza, že ich tím má problémy s efektívnosťou komunikácie.

Okrem toho 90 % ľudí uviedlo, že zlá komunikácia má negatívny vplyv, ako sú zvýšené náklady (45 %), nedodržané termíny (39 %), pokles reputácie značky (34 %) alebo znížená produktivita (28 %). A štúdia podľa Pumble ukázali, že 86 % ľudí verí, že nedostatok efektívnych komunikačných a kooperačných zručností je hlavnou príčinou zlyhania na pracovisku – a že keď tímy efektívne komunikujú, môže to zvýšiť produktivitu až o 25 %.

Lepšia komunikácia

Je však možné komunikovať efektívnejšie a užiť si viac odmien z komunikácie – napríklad väčšiu dôveryhodnosť a lepšie vzťahy.

#1 - Buďte selektívni

E-mail môže mať zlý rap ako čas, ktorý strácate čas, ale väčšina ľudí to uprednostňuje. V skutočnosti podľa štúdie od Živá kariéra, je na prvom mieste v tom, ako chcú ľudia v práci komunikovať. Toto sú obľúbené formy pracovnej komunikácie ľudí:

• E-maily, 49 %
• Telefonické hovory, 23 %
• Aplikácie na odosielanie okamžitých správ, 21 %

A vo svete s príliš veľkým počtom stretnutí môže byť e-mail vítanou alternatívou. V štúdii podľa mmhmm57 % ľudí uviedlo, že schôdzke sa dalo vyhnúť pomocou e-mailu, často alebo veľmi často.

Uvedomte si, čo ľudia vo všeobecnosti preferujú, a používajte e-mail s dôverou – najmä ak e-mail môže nahradiť stretnutie. Okrem toho použite pravidlo piatich s e-mailom. Ak čítanie e-mailu trvá dlhšie ako päť minút, obsahuje viac ako päť riadkov alebo vyžaduje viac ako päť výmen na vyriešenie, môže byť lepšie zdvihnúť telefón. Na druhej strane, ak potrebujete komunikovať veľa detailov, na ktoré sa ľudia budú musieť neskôr odvolávať, e-mail môže byť ideálny spôsob komunikácie.

Zvážte však aj to, čo preferujú jednotlivci. Pre niekoho je posielanie SMS správ na pracovné účely nevhodným porušením hraníc, no pre iných je to dobre akceptované. Alebo v niektorých prípadoch vám môže chýbať niekto s chatom cez Teams, ale môžete ho ľahko zachytiť v e-maile. A pre predajcu, ktorý je vždy vo svojom aute, môžu najlepšie fungovať telefonáty.

#2 – Vysielajte naživo

Aj keď veľa práce prešlo na diaľku, živá komunikácia má stále obrovskú hodnotu. Podľa štúdie LiveCareer 83 % opýtaných súhlasilo s tým, že online komunikácia skôr spôsobovala nedorozumenia ako osobná komunikácia. Je zaujímavé (alebo desivé), že to platilo najmä v zdravotníctve, kde 97 % ľudí verilo, že online komunikácia spôsobuje zmätok.

A 81 % ľudí považovalo online komunikáciu za časovo náročnejšiu ako osobnú komunikáciu. Pripojenie môže trvať dlhšie, ale keď to urobíte, pravdepodobne bude jednoduchšie vyriešiť otázky alebo zdieľať informácie osobne.

Kúzlo komunikácie tvárou v tvár je samozrejme v hustote informácií, s ktorými ste schopní pracovať. Môžete zdieľať nuansy informácií a emócií spojených s problémom a rýchlo sa dostať k riešeniu, keď môžete zahrnúť neverbálne informácie, ktoré pochádzajú zo živých diskusií. Dokonca aj telefónne hovory umožňujú väčšiu výmenu hustoty informácií prostredníctvom tónov hlasu, rýchlosti reči alebo prestávok v rozhovore.

A živé diskusie tiež budujú vzťahy efektívnejšie. Keď zdieľate prevrátenie očí alebo pokrčenie plecami, zverujete niekomu svoje emócie alebo svoju neistotu. Keď sa nakloníte dopredu, nadviažete očný kontakt, prejavíte súcit alebo sa spolu zasmejete, prejavíte tým svoju pozornosť a prítomnosť s niekým.

Ukážte sa teda v kancelárii, zavolajte niekomu na video platforme alebo zdvihnite telefón, aby ste vyriešili problémy.

#3 – Investujte čas

Ak trávite čas kontrolou e-mailov, ste v dobrej spoločnosti. Väčšina ľudí (40 %) trávila dve až tri hodiny denne kontrolou e-mailov. Nasledovalo 33 % ľudí, ktorí strávili len jednu alebo dve hodiny.

Čas, ktorý ľudia strávili kontrolou e-mailov, bol čiastočne založený na držbe. Tí, ktorí majú len jeden alebo dva roky pracovných skúseností, strávili najmenej času kontrolou e-mailov a tí s najdlhším pôsobením strávili najviac času. Mohlo by to byť založené na e-mailovej prevádzke, ktorú dostali, alebo na pozíciách, na ktorých sa nachádzali. Ak ľudia rozšíria svoje kontakty a ovplyvnia svoju kariéru, môžu byť vo väčšej miere v komunikácii alebo v e-mailových slučkách, ktoré si vyžadujú ich čas a pozornosť.

Je zrejme ťažké vyčistiť e-mailovú schránku. Napriek tomu, že 69 % ľudí, ktorí každý týždeň strávia jednu až tri hodiny triedením a odstraňovaním e-mailov, iba 38 % niekedy zažilo sladkú chuť „nulovej schránky“ bez e-mailov v rade.

Efektívna komunikácia si vyžaduje čas, ale tiež stojí za námahu. Lídri, ktorí sú prítomný a prístupný majú tendenciu byť tými, ktorým sa viac dôveruje. A kolegovia, ktorí sú pohotoví a dobrí v dodržiavaní, sú tí ľudia, s ktorými radšej spolupracujú. Návyky, vďaka ktorým budete prístupnejší a pohotovejší, znižujú skreslenie blízkosti a zvyšujú vašu dôveryhodnosť.

Takže si prezrite e-maily a rýchlo odpovedajte na tie, ktoré sú jednoduché alebo na ktorých vás ľudia čakajú, aby ste mohli pokračovať vo svojej práci. Ďalej uprednostňujte e-maily, ktoré sú dôležité, ale budú vyžadovať viac vášho času alebo koncentrácie. A zoskupte ich, aby ste si mohli nastaviť bloky času na odpoveď, keď máte sústredené obdobie.

#4 – Buďte pohotoví

Očakávania týkajúce sa času odozvy na e-mail sa vystupňovali, pričom väčšina ľudí chce odpoveď na e-mail do niekoľkých hodín:

• 1 – 2 hodiny, 19 %
• 3 – 6 hodiny, 39 %
• 7 – 12 hodiny, 32 %
• 13 – 23 hodiny, 7 %
• 24 hodín a viac, 3 %

Okrem toho ľudia často odpovedajú na e-maily mimo pracovného času – 84 % z nich uviedlo, že mimo pracovného času kontrolujú pracovné schránky. Na otázku, ako často kontrolujú e-maily, 49 % odpovedalo, že kontroluje e-mail každých niekoľko hodín, 20 % kontroluje každú hodinu a 24 % kontroluje raz denne.

Najlepšie urobíte, ak budete kontrolovať e-maily za cenu, ktorá zodpovedá požiadavkám vašej práce a vášmu štýlu. Ak ste v úlohe, ktorá si vyžaduje okamžitú kontrolu, zrejme budete chcieť kontrolovať častejšie. Môžete však zvážiť aj svoju vlastnú preferenciu hraníc.

Niektorým ľuďom pravidelnejšia kontrola v skutočnosti uľaví od stresu – urobia veci z miery a ponúknu spokojnosť. Pre iných ľudí môže byť lepšie nastaviť časové kontajnery počas dňa, keď môžete e-maily vybavovať naraz.

Môžete si tiež stanoviť hranice s kolegami. Buďte transparentní v tom, ako radi prijímate komunikáciu, ako často budete kontrolovať a čo môžu ľudia očakávať, pokiaľ ide o vaše následné kroky. Otvorenosť v prístupe k práci môže pomôcť vám aj vašim spolupracovníkom byť efektívnejší – vedieť, čo jeden od druhého očakávať.

Rovnováha

Vaša profesionálna dôveryhodnosť je založená na mnohých faktoroch, ale sledovanie, dosledovanie a skvelá komunikácia sú na vrchole rebríčka, pokiaľ ide o to, ako si vás ľudia budú vážiť, ako sa s vami naučia počítať a ako chcú s vami spolupracovať.

Stanovte si zdravé hranice, ale zvážte aj to, čo od vás spoluhráči potrebujú, aby boli úspešní. Vyváženie svojich potrieb a potrieb iných prispieva k vášmu úspechu, ale aj k šťastiu a naplneniu.