Sivá je farba, ktorej sa chcete vyhnúť

V projektovom manažmente sú chrbát a biela vašimi priateľmi – temná šedá nie. Ako projektový manažér sa chcete zaoberať jasnými a overenými informáciami, nie domnienkami. Keď sa vytvoria a nepotvrdia predpoklady, urobia sa chyby, časový harmonogram sa oneskorí a projekty zlyhajú.

Domnienky sú nebezpečné veci a ako všetky nebezpečné veci – napríklad bomby alebo jahodový koláč – ak urobíte čo i len najmenšiu chybu, môžete sa ocitnúť v hrozných problémoch. Vytváranie domnienok jednoducho znamená veriť, že veci sú istým spôsobom s malým alebo žiadnym dôkazom, ktorý ukazuje, že máte pravdu, a hneď môžete vidieť, ako to môže viesť k hrozným problémom. Napríklad sa jedného rána môžete zobudiť a predpokladať, že vaša posteľ bola na rovnakom mieste ako vždy, aj keď by ste nemali žiadny skutočný dôkaz, že to tak bolo. Ale keď vstanete z postele, možno zistíte, že vyplávala na more a teraz by ste mali hrozné problémy, a to všetko kvôli nesprávnemu predpokladu, ktorý ste si urobili. Môžete vidieť, že je lepšie nerobiť si príliš veľa predpokladov, najmä ráno.“

– Lemony Snicket,
Strohá akadémia

Ako Lemony Snicket z Rad nešťastných príhod stavy, predpoklady sú nebezpečné. Zriedkavo založené na skutočnosti, predpoklady sú založené na osobnom pohľade – nie na realite. Predstavte si, ako to môže ovplyvniť vašu schopnosť riadiť tím, ak vy – a iní – urobíte predpoklady v súvislosti s niečím tak integrálnym, ako je dokončenie úlohy. 

Metóda úspechu projektu využíva manažérov aktivít, aby zabezpečili, že každá úloha bude vykonaná. Počas plánovania akéhokoľvek projektu je dôležité vytvoriť štruktúru rozpisu práce – zoznam všetkých projektových aktivít všetkého, na čo si váš tím v danej chvíli pomyslí. Momentálne je tu dôležité, pretože je zriedkavé, že aj tie najlepšie tímy chytia každú jednu úlohu, ktorá musí byť dokončená na úplnom začiatku projektu. Činnosti nebudú v žiadnom konkrétnom poradí, keďže sa ešte neuskutoční postupnosť. Tiež nemusia mať nevyhnutne vlastníka alebo trvanie. Bude to doslova len zoznam aktivít.

Tieto úlohy však nemôžu zostať bez vlastníka. Ku každej úlohe musí byť priradený vlastník – teda manažér aktivity – jedna osoba za aktivitu. Manažér činnosti súhlasí s tým, že sa uistí, že práca bude vykonaná. Toto je osoba, ktorá sa pozrie na projektového manažéra a povie: „To je moja úloha. Zabezpečím, aby sa to stalo." To neznamená, že súhlasili s tým, že budú vykonávať fyzickú prácu sami, iba súhlasia s tým, že budú jediným kontaktným bodom týkajúcim sa danej aktivity. Koncept jednotného kontaktného miesta je veľmi dôležitý, pretože znižuje zmätok a dodáva jasnosť o tom, kto je vlastníkom úlohy.

Pri projektovej práci sú čierna a biela vašimi priateľmi – sivá je váš nepriateľ. Čokoľvek sivé a nejednoznačné sa proti vám zvykne na súde projektového manažmentu. Predpoklady vytvárajú očakávania postavené na ničom inom, než na čom vy myslieť je realita, nie to, čo naozaj is reality. Úspešný projektový manažment nefunguje v šedej farbe – pre váš úspech je rozhodujúca čierna a biela. Čokoľvek sivé a nejednoznačné sa proti vám zvykne na súde projektového manažmentu.